La conservazione sostitutiva non è altro che l’archiviazione digitale a norma e l’insieme dei processi e attività progettati per conservare nel tempo dei documenti informatici e garantendo l’accessibilità dei dati, la loro utilizzabilità, integrità, autenticità, identificabilità univoca e reperibilità.
Con l’entrata in vigore del RENTRI, introdotto dal decreto 59/2023 e dal successivo decreto direttoriale 14/2023, la digitalizzazione del mondo dei rifiuti ha dovuto integrare le norme del Codice dell’amministrazione digitale (CAD – d.lgs. 82/2005) e le linee guida indicate da AgID che ne descrive il processo tecnico e i modelli organizzativi.
Conservazione digitale a norma: cosa cambia con il RENTRI
Dal 13 febbraio 2025 i registri cronologici di carico e scarico tenuti in modalità digitale sono soggetti a conservazione digitale a norma; un anno dopo, sempre dal 13 febbraio, la stessa sorte spetterà ai formulari di identificazione del rifiuto digitali: andranno avviati a conservazione a norma a cura dell’operatore al fine di garantire l’accessibilità dei dati, la loro utilizzabilità, integrità, autenticità e reperibilità.
Le regole da applicare per la conservazione sono richiamate nelle Modalità operative, in particolare nelle Specifiche tecniche, approvate con Decreto direttoriale n. 143 del 6 novembre 2023 e pubblicate sul sito del RENTRI:
“La tenuta in modalità digitale dei registri cronologici di carico e scarico per la gestione dei rifiuti è consentita sulla base delle stesse norme che regolano la formazione dei documenti informatici rilevanti come i registri IVA ed i registri contabili. […] Inoltre, il Codice dell’amministrazione digitale stabilisce che gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti previsti dalla legislazione vigente sono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono conformi alle Linee guida AgID.”
Questo, quindi, comporta che ogni documento digitalizzato legato ai rifiuti (registri di carico e scarico e formulari digitali) dovrà essere conservato in un ambiente digitale a norma una volta l’anno per tre anni.
Tabella obblighi di conservazione RENTRI
Geco2: supporto completo alla conservazione sostitutiva RENTRI
Con Geco2 forniamo assistenza ai nostri clienti non solo informandoli costantemente e ricordando loro le scadenze imposte dalla normativa, ma forniamo un servizio veloce e pratico per adempiere a tali obblighi. Il servizio di consulenza comprende anche il manuale di conservazione, il quale prevede opportune misure tecniche e organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio e modalità di accesso, in funzione delle tipologie di documenti informatici conservati, nonché delle operazioni di trattamento consentite.
Per coloro che vogliono rimanere sul RENTRI ed usare i loro servizi di supporto, ma rimangono sprovvisti della conservazione, non c’è problema! Abbiamo previsto per loro anche il solo servizio di conservazione sostitutiva mantenendo sempre la nostra qualità nell’assistenza che ci contraddistingue.
